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Interview par le LPE de Julien Eymeri, cofondateur de Quartier Libre, spécialiste de la transformation des lieux de travail

Interview par le LPE de Julien Eymeri, cofondateur de Quartier Libre, spécialiste de la transformation des lieux de travail

Interview réalisée par : Julien Tarby, prospectiviste LPE

« Et si la routine avait du bon ? »

Le flex office est-il la panacée ? Julien Eymeri, cofondateur de Quartier Libre, conseil en organisation et stratégie, tempère les discours extrêmes sur le sujet. Si ce mode d’organisation est plus qu’un simple effet de mode selon l’auteur d’une étude sur les transformations des lieux de travail pour l’Association des directeurs immobiliers (ADI), quelques garde-fous restent nécessaires.

Danone, L’Oréal, Sanofi... Le flex office se répand-t-il avant tout pour répondre aux aspirations des digital natives ?

Ce mode d’organisation qui prône entre autres la disparition des bureaux attitrés au profit d’espaces diversifiés a effectivement le vent en poupe. Les objectifs ? Certes, séduire une nouvelle génération de diplômés que l’on dit hyperconnectée, avide d’apprentissage et d’épanouissement. Les entreprises répondent à ces revendications en initiant des labs, des campus/universités d’entreprises et en adoptant des organisations en flex office. Ces Millenials ne demandent pas forcément à travailler moins mais l’entreprise doit leur donner les moyens de s’organiser comme ils le souhaitent en respectant leurs contraintes personnelles (activités familiales, sportives, culturelles). Le but du flex office est aussi de favoriser les modes de travail collaboratifs, et, enfin surtout, ne nous voilons pas la face, de réduire les coûts immobiliers... Le monde économique appelle à une flexibilité que les bâtiments doivent permettre d'accompagner. Pour une entreprise, il est toujours plus difficile de savoir quelle sera demain sa situation et l’architecte doit l’aider à relever ce défi.

Quelles sont les caractéristiques de ces bureaux « flex » ?

On parle de plus en plus du bureau virtuel. Les architectes seront d’ailleurs de plus en plus sollicités pour dessiner ce genre d’espace. Il n’empêche que le bureau physique, qui permet les rencontres et répond à un besoin de collaboration et de socialisation toujours plus fort, a encore de beaux jours devant lui. Le salarié d’aujourd’hui, quand il ne travaille pas à son domicile ou dans un tiers-lieu, doit disposer d’espaces de bureaux délimités en plusieurs zones qui correspondent aux diverses tâches auxquelles il peut s’adonner dans la journée : open office, social office, slow office. Il alterne des temps d’inspiration pendant lesquels il est ouvert sur le monde et les autres, curieux de l’extérieur ; et d’autres d’expiration pendant lesquels il doit analyser des données, tirer la bonne information et prendre la décision en conséquence. L’open office est le bureau “connecté” qui permet un travail individuel ou collectif dans des espaces ouverts, avec une possibilité d’intensification des échanges permise par les technologies. Le slow office facilite la concentration et la production individuelle en garantissant des bulles silencieuses et protectrices qui bannissent les connexions technologiques. Le social office offre l’opportunité de collaborer en équipe dans des phases de création et d’idéation, sur des plateaux projets par exemple, avec utilisation ou non d’outils interactifs, de mobiliers adaptés selon le format de la séance...

Le mode projet et la transversalité seraient ainsi favorisés ?

On l’aura compris, une table, une chaise et un écran ne suffisent plus. Ce genre d’office doit permettre des connexions, parfois inattendues, avec le but à terme de renforcer l’esprit de communauté autour d’une marque, d’un projet. Des clients doivent même pouvoir venir y travailler. En théorie, des collaborateurs peuvent s’emparer d’un sujet et le travailler alors que celui-ci ne faisait pas partie de leur domaine d’activité. Le travail collaboratif s’appuie sur une certaine porosité des organisations et la reconnaissance des talents, connus ou cachés, mis à disposition de la communauté. A noter que les nouvelles générations – qui vieillissent, la fameuse « Génération Y » passera le cap de la quarantaine l’année prochaine ! - sont beaucoup moins conventionnelles dans leur rapport au travail et dans leur manière d’appréhender la hiérarchie. Elles aspirent effectivement à travailler en mode projet mais dans un environnement de qualité. Elles ont un fort niveau d’exigence quant à la convivialité, la lumière, le confort sonore et la connectique.

Pourquoi l’open space seul ne peut convenir ?

Sollicitations et perturbations sont multiples dans une telle configuration unique : la circulation d’informations est incessante, relayée par les technologies qui suivent et poursuivent le salarié dans les moindres recoins de l’entreprise, à quoi s’ajoutent les interventions des managers venant s’enquérir de l’avancée des dossiers. Sans compter les invitations multiples à des réunions. Des espaces collectifs sans zone de respiration sont bien souvent synonymes de difficulté de concentration et de sentiments permanents et anxiogènes de surveillance.

Le flex office serait donc la solution ?

Attention aux confusions. De nombreuses entreprises se réorganisent et les acteurs de l’immobilier ont tendance à utiliser d’emblée le vocabulaire du flex pour véhiculer une image de modernité. Seules celles qui répondent à une fin d’unité de lieu, de temps et d’action sont dans le flex office. Les salariés ont envie et ont désormais les moyens de casser cette routine des transports en commun tous ensemble. Grâce aux nouvelles technologies, les horaires deviennent plus flexibles et la journée plus fragmentée entre travail et loisirs. Dans les phases de projets tendues, mieux vaut affronter les difficultés en collectivité. Les collaborateurs ont parfois intérêt à être seuls, puis au contact des autres pour favoriser l’émulation. Ils doivent pouvoir alterner salles de réunion, salles dotées de deux tables et trois chaises avec vue sur le jardin pour se concentrer, espaces plus cosy pour se relaxer, tiers-lieu ou domicile pour des raisons pratiques. Mais à terme, cette flexibilité peut devenir fatigante. Et si la routine avait du bon, dans un monde extrêmement bousculé et incertain ?

Vous appelez donc à une certaine retenue ?

Il suffit d’ouvrir les journaux, tout bouge, la disruption est extrême et les grands groupes peuvent disparaître du jour au lendemain. Les espaces physiques habituels dans lesquels évoluent une personne sont essentiels pour elle. Le premier d’entre eux est le domicile : le cocon familial est nécessaire à sa structuration psychologique. Mais le temps qu’elle passe sur le lieu de travail est aussi conséquent. Une certaine stabilité est requise. Être connectée, agile, se remettre en cause, intégrer que 80% des jobs de 2030 n’existent pas encore aujourd’hui, d’accord. Mais quelques repères dans l’espace lui sont nécessaires. Si elle ne peut laisser une trace d’elle dans l’entreprise, qu’est-ce que cela signifie? Sans un minimum de personnalisation, point de sentiment d’appartenance. Quelques regroupements grégaires, l’envie de se retrouver au même endroit avec les mêmes personnes sont naturels et permettent de tisser des liens plus intenses, moins superficiels. Ce qui peut aussi aider à l’émulation et à la créativité.

Il n’est donc pas raisonnable de passer du jour au lendemain au flex office à 100% ?

Assurément, il ne faut pas être si radical. Nombre d’entreprises pondent des ratios idiots démontrant que seulement 45% des espaces sont utilisés en temps réel par exemple. Elles coupent alors en proportion le nombre de postes. De grands acteurs du conseil, fiers de compter dans leurs rangs des effectifs toujours plus mobiles et agiles, ont adopté de telles approches... avant de s’apercevoir que la plupart des salariés, arrivant le matin et constatant le manque de place, retournaient à leur domicile ou travaillaient dans le café d’en face. D’autres se rendaient plus tôt dans les locaux pour investir les places de leur choix. L’organisation générait des comportements contre-productifs, des effets inverses à ceux recherchés. L’entreprise de demain a besoin d’être une balise autour d’une marque forte ; ce n’est pas en cassant complètement tout repère dans les locaux qu’elle va y parvenir.

Quels sont les facteurs clés de succès de mise en place ?

Bien sûr, le changement d’espace peut aider à basculer les habitudes mais les silos sont avant tout présents dans l’esprit des dirigeants. C’est la façon avec laquelle les gens sont gérés qui importe. Je n’ai jamais observé une entreprise découvrant un moyen de fonctionner plus transverse, intelligent et collaboratif par la simple suppression des cloisons. Sans changement culturel, le flex office restera factice. L’exemple du dirigeant d’organisation ultra-hiérarchique et contrôlée qui essaye de reprendre l’idée du baby-foot observée dans des start-up est bien connu. Si le lounge est situé non loin de son bureau, personne ne s’y aventurera de peur de montrer son penchant « oisif ». Les résistances viennent aussi bien souvent des managers intermédiaires. S’ils ne sont pas convaincus, ils vont envoyer des mails et exiger des retours pour faire comme si les équipes étaient à proximité. Avec le nomadisme, la communication de coordination et les demandes de réunions  peuvent exploser ; et il n’est pas dit que cela soit un échange réel et fructueux qui peut donner lieu à de la sérendipité. Le pire scénario est une organisation qui oblige le collaborateur à investir des espaces de travail non choisis où il s’enferme dans sa bulle avec son casque et ses outils de messageries pour se coordonner à l’équipe à distance, sans échanger avec ses collègues aux alentours.

Le mouvement que nous décrivons est-il mondial ?

Il est toujours difficile de généraliser. Les disparités restent bien entendu importantes entre les pays aux cultures diverses et marquées. Prenons la Chine ou les Etats-Unis. J’ai visité récemment le siège très réputé d’Alibaba à Hangzhou. L’open-space y est omni-présent et la librairie regorge de livres de conseils écrits par Jack Ma, son fondateur. La coolitude semble d’affichage dans ce campus « à l’américaine », planté au milieu d’un environnement urbain de « ville photocopie » tristement célèbre, drainant une population quasi- exclusivement chinoise, ayant peu voyagé et s’ouvrant peu sur l’extérieur. On a plutôt l’impression d’être dans une usine, redoutablement efficace d’ailleurs. Aux Etats-Unis, les open space comme celui de Zappos, qui a son siège social à Las Vegas dans un ancien commissariat, sont eux vraiment très étonnants, délirants même. Cela fonctionne parce qu’il y a une très forte cohérence entre l’environnement de travail – sorte de grand cirque -, la culture managériale, la marque et le profil des collaborateurs (très loin du stéréotype de la Silicon Valley d’ailleurs). Cette cohérence est l’élément le plus important selon moi.

Ces « zones » du flex office conduisent bien souvent à une uniformisation des aménagements de bureaux. Une bonne nouvelle selon vous ?

Pas du tout. Les effets de mode et autres « Googlisation des bureaux » ont fait du mal. Space planners et vendeurs de mobilier se sont dit qu’il y avait une manne et ont abusé des canapés et poufs multicolores. Mais on n’a jamais rendu une entreprise plus cool parce qu’on y installait une table de ping-pong, ou plus créative parce qu’on mettait en place des salles de réunion post-it. Cette relative paresse des entreprises qui évitent l’approche locale, au cas par cas, conduit à des bureaux qui se ressemblent et qui perdent une forme d’identité. Le but est de ressembler aux boîtes de la Silicon Valley et de ne pas voir les talents prendre la fuite. L’effet engendré peut alors être inverse de celui escompté : le risque est de présenter des aménagements sans personnalité, de souffrir d’une ringardisation par rapport à des acteurs qui osent la singularité des espaces de travail. Il est toujours très intéressants de visiter des bureaux d’entreprise pour la première fois en se demandant « où je suis ? Qu’est-ce que fabrique ou vend cette entreprise ? Quelle est sa culture ? ». Questionnement parfois vertigineux tant les espaces sont aseptisés et uniformes. Et dans ce cas, où est l’attachement ? Pour qui, pour quoi, pourquoi travaille-t-on ? Il faut au contraire que la marque et ses valeurs soient extrêmement présentes. C’est ce qui fera le lien entre les gens. Nous assistons de plus à une « désalarisation » forte, les personnes présentes ne possèdent plus nécessairement un contrat de travail ; des signes forts sont donc attendus. Cet élément est quand même de plus en plus intégré. J’ai déjà vu le patron un grand groupe leader des cosmétiques revenir de sa filiale brésilienne et reprocher vertement cette uniformité à son directeur immobilier. Les lieux ne traduisaient ni la marque, ni la culture locale...

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